いよいよ、あと一か月で学生から社会人へとステップアップされる方も多いと思います。
高校や大学を卒業されて就職される方にとっては、3月という時期はとても貴重な時期だと思います。
すでに会社の研修に入っているような場合もありますが、4月の入社前に、新しい住居を探したり、学生時代の友人と会ったり、どこかに旅行を楽しんだり、就職前に必要な勉強をしたりと、忙しい毎日を送っているのではないかと思います。
学生から、社会人になるということは考え方も変わっていくでしょうし、働くという意味について初めて考えることにもなると思います。
そういうフレッシュマンの方に１つだけ身に着けていただきたいのが、「メールのマナー」です。
恐らく、学生時代のメールは、いわゆる「要件だけのメール」とか「ラインやフェイスブックでの連絡」というような軽いタッチのメールで十分だったと思いますが、社会人が使うメールは、そのようなものとは全く違っています。
まずは、メールでの言葉使いを注意してください。
特に、仕事上のメールの文章、上司に向けたメールの文章、外部の会社の人へのメールの文章などは、十分に気を付けて文章を考えるようにしてください。
人とのアポイントメントも日時、場所、時間など細かく連絡する必要がありますし、そこで話し合う内容などについても、あらかじめ伝えておく必要があります。
メールだけで十分ではなく、あらかじめ電話で確認をとっておくことも必要な気配りです。
仕事上のパートナーと信頼関係を築くためには、電話とメールだけでなく、日々のコミュニケーションも重要な要素になります。
つまり、「仕事さえやればいい」と考えるのは大きな間違いで、「会社や組織全体の中で、どのような役割を果たせばいいのか」ということについて絶えず考えながら仕事をすることが大切です。
たかがメール1本であっても、その1本のメールで仕事の成功が大きく左右されることもあります。
そういう自覚をもって日々のメールの文章を作成しましょう。
具体的には、以下のような内容が必要です。
１．誰あて（会社名、部署、名前）に出すのか？
２．自分は何者（会社名、部署、名前）なのか？
３．要件は何なのか？
４．自分が何を相手に求めているのか？
５．相手の返信の期限はいつまでを希望するのか？
６．相手への敬意と感謝を述べる
７．署名（会社名、住所、メールアドレス、電話番号など）
このような７つの内容を意識してください。
直接話すのと違い、メールの内容に不足があると相手は内容を理解することが出来ないため、何度もメールを交わさなければならなくなります。
また、スケジュールや返信の希望を書かないと、いつまで経っても返信メールが来ないというようなこともあります。
できるだけ、相手の立場に立って理解しやすい文章を書くことが一番大切なことです。
また、相手により柔らかい文章にするのか、堅い文章にするのかも考えながら書くことが必要です。
このようにメール１つとっても学生と社会人は全く違うということを理解しながら、何事にも臆せずに、楽しく仕事をしていただければと思います。
ヒューマン話し方教室 スタッフより
